【日系大手内定者から聞いた！】生活の質を確実にあげるタイムマネジメントマトリックスとは

一流のビジネスマンの多くが実践しているテクニックに「タイムマネジメントマトリックス」があります。実はこのテクニックはビジネスマンだけでなく、インターンや面接、志望動機だけでなく就活全体をうまく進めたい人に必見のテクニックとなります。

今回は、そんなビジネスマンが実践する「タイムマネジメントマトリックス」について、その概要と就活での活用方法をご紹介します。

是非最後まで読んで、テクニックを身に付けてくださいね！

タイムマネジメントマトリックスとは？

優先順位を明確にしたフレームワーク

タイムマネジメントマトリックスは簡単に言い換えると優先順位を明確にし、生産性を高めるための意思決定フレームワークになります。
「やることはたくさんあるのに、何から手を付ければ良いかわからない」といった経験は誰にでもあると思います。
特に就活が本格的に始まると、大学の授業、アルバイト、説明会や、就活対策とやることが増え、時間に追われていきます。
やるべきことの優先順位が明確でないと結果的にどれも中途半端なものになってしまいます。
そうならないためにも、タイムマネジメントマトリックスは大切なテクニックなのです。

タイムマトリックスの書き方と取り組み方

タイムマトリックスのフレームワークを実施する時は基本的に以下のマトリックス図のように書きます。
基本的に縦軸に重要度、横軸に緊急性を書き、自分のやること(タスク)がどこに当てはまるかを書いていきます。

STEP１：やること/やりたいことを書き出す。

まずは、自分が今やるべきことは何か。やりたいことは何かを一覧で書き出しましょう。

STEP２：振り分け

書き出しが終わったら、マトリックス図のどれに当てはまるかを振り分けます。

STEP３：左上からタスクをこなしてく

振り分けが終わったらいよいよタスクに取り掛かります。
取り掛かる順番は重要度が高く、緊急性も高い左上から取り掛かりましょう。
具体的な順番は以下の通りです。

タイムマネジメントマトリックスのポイント

第二領域を重点的に取り組む

タイムマネジメントマトリックスを真の威力を発揮するためには、以下図にある第二領域にかける時間を増やすようにタスクの取捨選択をしていくことが大切です。
先ほどから挙げている図は大学のテストを想定しています。①の重要度が高く緊急性も高いタスクは早急に終わらせなければいけないため、早急に終わらせなければならなりません。しかし、③の「友人に勉強を教える」と④の「YouTube」は直接的に自分の大学のテストには関係がないものです。逆に②の1ヶ月先のレポートはギリギリになるにつれて重要度と緊急性が高い①へシフトしてきます。②の領域のタスクの量を増やし、それ以外の領域のタスクはできるだけ作らない事を心掛けると、心にゆとりのある生活をすることができます。また、市場価値を高めるといわれる資格の勉強などは②の領域に属することも多く、②の領域のタスクを増やすことは自信の市場価値を高めることにもつながります。

第三領域に注意する

第三領域は注意が必要です。
第三領域には他人からの頼み事や、比較的飛びつき安い内容が多いため、モチベーション上がらない時や、他のタスクがキツい時に逃げやすい場所になっています。
第三領域ばかり取り組んでしますと他にやるべきことが終わらなくなってしまいます。

就活での応用場面

このタイムマネジメントマトリクスの考え方は図に表せなくても、就活の場面で応用することができます。

学チカでの応用例

バイト先で売上が低下していた場合、まずは売上が低下している要因を書き出します。
今回の例では、「回転率が悪い」とします。

「回転率が悪い」をさらに深堀りすると、

「回転率が悪い」→「接客が遅い」→「すぐ辞める人が多く研修できない」→「キッチンとホールの比率が悪く忙しい・電話予約が多く対応に時間が取られている」・この二つが原因で研修の時間がない。

のように様々な要因が見えてきました。

では、実際にタイムマネジメントマトリクスに置き換えると以下のようになります。

ここで、ポイントでもお話した第二領域の時間を多く確保するために、キッチンとホールのシフト比率の見直し、電話予約ではなくネット予約に対応するシステムの導入を検討することにします。
その結果、空いた時間を研修にあてることができるようになり、新人の離脱を防ぎ、ベテランバイト率が増加、回転率を克服し売上回復に成功。
この一連の流れを学チカとして面接官に話すことができればかなりの好印象を残すことができます！

まとめ

いかがでしたか？
タイムマネジメントマトリクスは誰でも簡単に取り組むことができる簡単なテクニックです！
いままでTODOリストを書いてたけどなかなかうまくいかない人もこれを使えば効率よくタスクをこなしていくことができます。
皆さんもこの機会に是非試してみてください！