内定辞退は電話かメールどちらがいいのか？気になる選考や内定を辞退する時の連絡方法【2020年最新版】
せっかくもらった内定や、今受けている選考を辞退する時の連絡方法は何が一番いいのでしょうか。メールと電話どっちで伝えればいいんだろう？と悩みを抱える人も少なくありません。
そこで今回は辞退することになった時に気になる連絡手段と連絡の仕方、気をつけるべきマナーについて解説していきます。
辞退の連絡は電話/メールどちらでも大丈夫
結論、内定辞退の連絡手段についてメールでも電話でもどちらでも大丈夫です！
電話で伝えるのが苦手、とても緊張して伝えられないという人もいるかもしれません。
その場合はメールで伝えても問題はありません。
しっかりとメールで誠意やマナーに気をつけていれば大丈夫です。
しかし、メールで辞退の連絡をする際は気をつけなければならないことがあります。
メールで辞退の連絡をしても、なんらかの原因で送信ができていない、人事の方が気づいていないなど伝わっていない可能性が出てきます。
辞退の連絡は意思がしっかりと相手に伝わっていることを確認する必要があります。
数日たっても連絡が返ってこない場合は再度メールを送信するか、それでもこなければ最悪電話をしなけばなりません。
メールで連絡をする際はその点に十分注意し、返信がしっかりと返ってきているかを確認する必要があります。
メールの際の例文
では具体的にメールで連絡をする際はどのような文章で連絡をした方が良いのでしょうか。
実際に内定辞退をする際の例文をご紹介します。
以下の内容をフォーマットに状況に応じた文章を作成しましょう。
お世話になっております。内定の通知をいただきました、〇〇大学の〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。履歴書やエントリーシートにお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
電話の際の例文
メールよりも電話が良い人や、メールを送っても返信がこなくて不安な人は電話で伝えなけらばなりません。
電話の際も、メールの内容に似たフォーマットがあるので是非ご紹介します！
お世話になります。内定の通知をいただきました〇〇大学◯年の〇〇と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者につないでもらう。）
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。(担当者に理由と、選考での感謝をしっかり伝える。)
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。 御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。失礼いたします。
連絡をする際に気を付けるマナー
メールで連絡する時も、電話で連絡するとも最低限のマナーを守らなければなりません。
連絡はできるだけ早く
内定辞退の連絡はできるだけ早くしましょう。
あなたが内定を辞退することによって、企業は新たに人を採用しなければなりません。ギリギリに連絡をしても企業が空いてしまった枠を埋めることができなくなってしまいます。
できるだけ早めに連絡することが一番の誠意となります。
態度や誠意には気を付ける
辞退するとはいえ、ご縁があってせっかく内定をもらった企業です。
企業側も時間とコストをかけてあなたを採用しました。あなたが辞退をするということはあなたにとっても、企業側にとってもその費やした時間と労力が無駄になってしまいます。
内定を辞退する際は、そうした企業側の事情や面倒を見てくださった方の気持ちをしっかりと考え、失礼の内容な態度と誠意を持ってお詫びの連絡をいれることが重要です。
内定辞退の理由
内定辞退をする理由については詳細を伝える必要はありません。メールでは「検討を重ねた結果」という言い方でも問題はありません。
電話では、場合によっては理由を詳細まで聞いてくることがあります。企業も単純に理由を知りたいだけという場合もあるので正直に伝えても良いでしょう。しかし、相手が不快になるような発言や言い方は避けましょう。
選考でのお礼は必ず伝える
必ず最後は選考でお世話になったお礼を伝えましょう。企業の人もあなたの選考のために、真剣に向き合ってくれていました。お礼もなしに選考を辞退してしまうのは大変失礼な事です。仮に選考を辞退したとしても、社会人になった際に企業間でのお付き合いや、転職などで接する機会が出てくるかもしれません。その際にお互いが気分良く再会できる方が良いでしょう。
お礼の言葉は自分の口から、しっかりと伝えるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。
内定を辞退する事は悪い事ではありませんが、相手側には迷惑のかかることです。
相手側の気持ちを考えずに失礼な対応するのは良くありません。
しっかりと礼儀とマナーをわきまえた上で辞退の連絡をするようにしましょう！
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